Ein Meeting, das von selbst beginnt: das Weekly mit dem Navigator

Kurz gesagt: Im Weekly von Rocket Routine OS eröffnet der Navigator, ein AI-Agent, das Meeting von selbst und führt mit vier festen Fragen durch die Agenda. Am Ende jedes Themas bietet er eine Aufgabe an, und was beschlossen wird, geht an die AI-Heads der Bereiche.

Der Navigator ist auch im Alltag dein Gesprächspartner: Du kannst ihm im Chat alles zu deinem Unternehmen fragen. Dieser Artikel zeigt ihn an einem Montagmorgen im Weekly. Wie das Produkt insgesamt aufgebaut ist, steht im Gesamtbild.

Was ein Weekly meistens kaputt macht

Vier Dinge wiederholen sich fast überall. Niemand hat Zahlen vorbereitet, also redet das Team über Eindrücke. Die Themen werden spontan gesammelt, und das lauteste gewinnt. Jede Woche ist die Reihenfolge eine andere, und deshalb fällt nicht auf, wenn ein Thema seit Wochen fehlt. Und am Ende gibt es kein Protokoll, das jemand wirklich weiterverfolgt.

Wer jede Woche zugleich leiten, mitschreiben und mitreden soll, macht eines davon schlecht.

Der Navigator eröffnet das Meeting

Der Navigator eröffnet jedes Meeting von selbst. Am Montagmorgen öffnest du den Meeting-Chat für das Weekly, und er hat schon alle begrüßt. Seine erste Frage lautet: "Gibt es Themen, die ergänzt oder gestrichen werden sollen? Soll noch jemand eingeladen werden?"

Du ergänzt "Preisfrage eines Kunden" und lädst die Vertriebsleitung ein. Danach führt der Navigator mit Leitfragen durch die Agenda.

Vier Fragen, jede Woche dieselben

Die Standardagenda des Weeklys besteht aus vier Fragen. Sie bleiben jede Woche gleich, und deshalb fällt auf, wenn sich etwas ändert.

Erstens: Welche Kennzahlen haben diese Woche eine Warnlinie überschritten? Eine Kennzahl, im Produkt Metric genannt, ist die Zahl, die ein Ergebnis misst, zum Beispiel die Anzahl zahlender Kunden. Jede hat ein Ziel und Warnlinien. Der Navigator zeigt jede betroffene Kennzahl mit ihrem letzten Wert, ihrem Trend und ihrer Ampel und nennt Werte, die noch fehlen.

Zweitens: Zeigen die Wochenzahlen ein Problem? Dazu gehören, wie oft Arbeit gleich beim ersten Mal stimmt, wie viele Work Items offen sind, wie lange Arbeit vom Start bis zur Freigabe dauert und wie schnell Entscheidungen fallen. Ein Work Item ist ein Stück Arbeit mit einem Verantwortlichen. Die Zahlen erscheinen als Diagramm im Chat.

Drittens: Entspricht die Qualität der Arbeit dem, was ihr vereinbart habt?

Viertens: Was haben wir gelernt, das eine Routine verändern sollte? Eine Routine ist ein Ablauf, der nach Zeitplan läuft, zum Beispiel eine tägliche Zusammenfassung von Branchennachrichten.

Am Ende jedes Themas: ein Work Item

Hat im Gespräch jemand zugesagt, etwas zu tun, bietet der Navigator am Ende des Themas ein Work Item an. Er fragt, wer es übernimmt und bis wann es fertig sein soll. Ein Datum erfindet er nie.

Zahlen auf Nachfrage

Mitten im Meeting fragst du: "Wie stehen wir beim Ziel der ersten Kunden?" Die Antwort kommt vom zuständigen AI-Head, hier vom VP Sales. Ein VP ist der AI-Agent eines Unternehmensbereichs und heißt VP plus Bereich. Er antwortet mit genauen Zahlen: wie viele Kunden es sind, wie viele Angebote offen sind und welche Work Items daran hängen. Wo eine Zahl nicht vorliegt, sagt er das.

Für den Überblick außerhalb des Meetings gibt es zwei Ansichten. Das Dashboard ist deine persönliche Übersicht mit deinen Kennzahlen, deinen Work Items und den nächsten Meetings. Der Control Tower ist das Arbeitsboard: Work Items nach Status, von Backlog bis Released. Im Weekly brauchst du keines von beiden zu öffnen, weil die Antworten im Gespräch kommen.

Zwischen den Weeklys: Daily und Inbox

Zwischen den Weeklys läuft der Alltag. Das Daily ist ein kurzer Check: Was hat sich geändert, was ist blockiert, was wartet auf einen Menschen, jeweils mit Links. Eine Intake-Routine liest zu der Zeit, die du festlegst, die Eingangskanäle deines Unternehmens und entwirft aus echten Anfragen Work Items. Sie warten in deiner Inbox, dem Ort in Rocket Routine, an dem du freigibst und Berichte bekommst. Am Freitag gibst du dort zum Beispiel zwei Vorschläge frei, eine neue Kennzahl und eine neue Routine. Was du freigibst, ist am Montag Stoff fürs Weekly.

Was am Ende bleibt

Was im Weekly beschlossen wird, geht nicht verloren. Ein Ziel, das du im Meeting-Chat anlegst, ist an das Meeting gebunden und wird beim Schließen an die AI-Heads der zuständigen Bereiche weitergegeben. Jeder VP entwirft seinen Teil des Plans, und der Entwurf landet in deiner Inbox. Eine Entscheidung hält der Navigator mit ihrer Wirkung und ihrer Methode im Entscheidungslog fest, und du bestätigst sie mit einem Klick. Die Work Items aus dem Meeting stehen danach im Control Tower. Der Navigator führt durch das Meeting, aber er entscheidet nichts. Was vereinbart ist und ob das Meeting abgeschlossen ist, bestätigst du.

Du bestimmst Agenda und Rhythmus

Die vier Fragen sind die Standardagenda, und jede Agenda lässt sich frei festlegen. Wer zum Beispiel nach EOS arbeitet, nimmt die EOS-Agenda, und der Navigator führt durch sie. Auch der Rhythmus gehört dir. Alle Meetings sind von Anfang an eingeschaltet: das Daily, das Weekly, das Monthly, das Quartals- oder Trimestermeeting und das Jahresmeeting. Was du nicht brauchst, schaltest du ab, und für jedes Meeting legst du Tage, Zeiten und Verantwortliche fest.

Auch allein

Wer allein arbeitet, hat niemanden, der das Weekly einfordert. Genau deshalb hilft es, wenn der Navigator es von selbst eröffnet. Du sitzt dann mit ihm und deinen AI-Heads im Meeting-Chat, gehst dieselben vier Fragen durch und hast am Ende Entscheidungen, die jemand festgehalten hat. Der Rhythmus ist derselbe wie in einem Unternehmen mit vielen Leuten, und den Teil, der ihn hält, übernimmt der Navigator.

Häufige Fragen

Was macht der Navigator in einem Meeting?

Der Navigator ist ein AI-Agent, der jedes Meeting von selbst eröffnet, alle begrüßt und fragt, ob Themen ergänzt oder gestrichen und weitere Personen eingeladen werden sollen. Danach führt er mit Leitfragen durch die Agenda und bietet am Ende jedes Themas ein Work Item an. Entscheidungen trifft er nicht.

Welche Fragen stellt das Weekly?

Vier: Welche Kennzahlen haben eine Warnlinie überschritten? Zeigen die Wochenzahlen ein Problem? Entspricht die Qualität dem, was vereinbart wurde? Was haben wir gelernt, das eine Routine verändern sollte? Die Wochenzahlen erscheinen als Diagramm im Chat.

Kann ich eine eigene Agenda verwenden, zum Beispiel die von EOS?

Ja. Jede Agenda lässt sich frei festlegen. Wer zum Beispiel nach EOS arbeitet, nimmt die EOS-Agenda, und der Navigator führt durch sie. Alle Meetings sind von Anfang an eingeschaltet, und du schaltest ab, was du nicht brauchst.

Brauche ich als Einzelperson ein Weekly?

Ja, gerade dann. Wer allein arbeitet, hat niemanden, der das Meeting einfordert, und der Navigator eröffnet es von selbst. Du gehst mit deinen AI-Heads dieselben vier Fragen durch und hast am Ende Entscheidungen, die festgehalten sind.